TEKNOLOJİNİN DEĞİŞTİRDİĞİ HAYATLAR: İŞ TAKİP PROGRAMI
Haluk Bey bir danışmanlık şirketinde uzun yıllardır yöneticilik pozisyonunda çalışıyor. Haluk Bey pozisyonu gereği müşterileri ve çalışanları arasında bir köprü vazifesi görüyor. Hem çalışanlarına hem de müşterilerine karşı sorumlulukları var. Bu sorumluluklar ara ara onu çok fazla strese soksa da yıllarca bu sektörde çalışmış olmanın deneyimiyle bu sorunun üstesinden gelebiliyor. Yani gelebiliyordu.
Şirketi, yabancı bir şirketle birleştikten sonra büyümeye ve çalışan sayısı hızla artmaya başladı. Bu durum Haluk Bey için yeniydi ve bir dizi probleme sebep oldu. Bunlar işlerin zamanında bitmemesi, müşterilerin yapılan işlerden tatmin olmaması, bazı çalışanların fazla mesai yüzünden isyan etmesi, çalışanlar arasındaki gerilimin artması gibi problemlerdi. Haluk Bey özel yaşamında ise sırf bu problemler yüzünden çocuklarına eskisi kadar zaman ayıramamaya, çok sevdiği kampçılık faaliyetini ise bir kenara bırakmak zorunda kalmıştı. Uzun lafın kısası Haluk Bey mutsuzdu. Çok sevdiği mesleğinden soğumaya, yeni iş alternatifleri bakmaya bile başlamıştı.
Tam da bu günlerde Arda ve Deniz kardeşlerle tanıştı. Bu kardeşler bir yazılım firması sahibi iki kardeşti. Haluk Bey’in mutsuzluğunu görüp ona sebebini sordular. Haluk Bey onlara iş yerindeki durumdan, liseye başlayan kızının mezuniyetini kaçırdığından ve kamp ateşini ne kadar özlediğinden bahsetti. Kardeşler, Haluk Bey’in çalıştığı şirketin temel sorununun iyi bir iş takip programı kullanmaması olabileceğini söylediler. Bunun üzerine gerçekten de şirketin kullandığı iş takip programının zayıf olduğu, bir bulut sistemine entegre olmadığı, iç iletişimi sağlayamadığını konuştular. Bunun dışında şirketinin kullandığı iş takip programının doğru raporları sunamadığını ve gelecek dönemdeki strateji ve kararların verilmesinde hiçbir faydasının olmadığını fark ettiler. Bunun üzerine hâlihazırdaki iş takip programını değiştirmeyi düşündüler fakat bu değişim Haluk Bey’in stresinin azalmasını sağlayabilecek miydi? İş yerindeki gerilimi azaltıp mesaileri düzenleyebilecek miydi?
Yoğun bir değerlendirmenin ardından Haluk Bey bir yenilik yapmanın artık olmazsa olmaz olduğunu ve bu yeniliğin iyi bir iş takip programı ile başlayabileceğini söyledi. Ve hemen şirketi için ideal özelliklere sahip iş takip programlarını hep birlikte incelemeye başladılar. Aradıkları iş takip programı iş akışları için standart bir düzen sunmalıydı. İşlerin genel durumunu tek bir platform üzerinden göstermeli, işlerin ne kadar zamanda bitirilmesi gerektiğini ve işin ne aşamada olduğunu yöneticilere aktarabilmeliydi. Bunun yanında insan hatalarını minimuma indirmeli, verimlilik sağlamalıydı. İlk baktıkları paket programların basit ve kolay kullanımı olduğunu fakat esnek ve özelleştirilebilir olmamasından ötürü hâlihazırda kullanmakta oldukları programa benzediğine kanaat getirdiler.
Uzun bir araştırma sürecinin sonunda sağlam, esnek ve farklı ihtiyaçlar için özelleştirilebilir bir iş takip programı buldular. Bu program ayrıca basit ve kullanışlı bir arayüz sunuyordu. Denemeye karar verdiler.
Haluk Bey yeni iş takip programını kullanmaya başladıkları hafta herkesin bu ‘’yeni’’ programa karşı direnç gösterdiğini fark etti. Fakat zamanla bu programın onların iş yükünü hafiflettiğini, fazla mesailerin ortadan kalkmaya başladığını, işlerinin ne aşamada olduğunu istedikleri yerden değiştirebildiklerini ve mail atmaktansa program içinden iletişim kurmanın çok daha hızlı ve etkili olduğunu gördüler. İlk baştaki direnç yerini kabule bıraktı ve işler yavaş yavaş yoluna girmeye başladı. Haluk Bey bu süreç sayesinde bazı yeni kararlar alarak çalışanların daha verimli olmasını, iş yükünün daha adaletli paylaşılmasını sağladı. İş yerindeki gerilimin de bu şekilde azaldığını fark etti ve kendisine daha fazla zaman ayırmaya başladı.
Eğer siz de Haluk Bey’inkine benzer problemler yaşıyorsanız bu problemin iş takibi konusunda olabileceğini düşünebilirsiniz. Bir iş takip programı kullanıyorsanız da bu programın etkinliği hakkında biraz araştırma yapabilirsiniz. Çünkü bu hikayede de gördüğümüz üzere iş takip programı yeni ve etkili bir düzen kurmak için size birçok fırsat sunar. Bu fırsatlar sayesinde verimliliğinizi ve kârlılığınızı artırabilir, daha mutlu çalışanlar yaratabilir ve uzman olduğunuz alanları daha da geliştirebilirsiniz.
